Daten­schutz­er­klä­rung Notar Tobi­as Huber

1. Wer ist ver­ant­wort­lich, an wen kön­nen Sie sich wen­den?

Ver­ant­wort­li­cher für die Ver­ar­bei­tung Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten bin ich,

Notar Tobi­as Huber
mit Amts­sitz in 88212 Ravens­burg, Markt­stra­ße 12

E‑Mail: huber@wagner-rae.de
Tele­fon: 0751/ 88 80 26
Tele­fax: 0751/88 80 33

Sie kön­nen sich für alle Daten­schutz­an­fra­gen an mich oder an mei­ne Daten­schutz­be­auf­trag­te wen­den, und zwar wie folgt:

Bir­git Wag­ner
Markt­stra­ße 12
88212 Ravens­burg

E‑Mail: datenschutzbeauftragter@wagner-rae.de
Tele­fon: 0751/ 88 80 31
Tele­fax: 0751/88 80 33

2. Wel­che Daten ver­ar­bei­te ich und woher kom­men die Daten?

Ich ver­ar­bei­te per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten, die ich von Ihnen selbst oder von Ihnen beauf­trag­ten Drit­ten (z. B. Rechts­an­walt, Steu­er­be­ra­ter, Mak­ler, Kre­dit­in­sti­tut) erhal­te, wie z. B.

  • Daten zur Per­son, z. B. Vor- und Zuna­me, Geburts­da­tum und Geburts­ort, Staats­an­ge­hö­rig­keit, Fami­li­en­stand; im Ein­zel­fall Ihre Gebur­ten­re­gis­ter­num­mer;
  • Daten zur Kon­takt­auf­nah­me, wie z. B. pos­ta­li­sche Anschrift, Tele­fon- und Fax-Num­mern, E‑Mail-Adres­se;
  • bei Grund­stücks­ver­trä­gen Ihre steu­er­li­che Iden­ti­fi­ka­ti­ons-Num­mer;
  • in bestimm­ten Fäl­len, z. B. bei Ehe­ver­trä­gen, Tes­ta­men­ten, Erb­ver­trä­gen oder Adop­tio­nen, auch Daten zu Ihrer fami­liä­ren Situa­ti­on und zu Ihren Ver­mö­gens­wer­ten sowie ggf. Anga­ben zur Ihrer Gesund­heit oder ande­re sen­si­ble Daten, z. B. weil die­se zur Doku­men­ta­ti­on Ihrer Geschäfts­fä­hig­keit die­nen;
  • in bestimm­ten Fäl­len auch Daten aus Ihren Rechts­be­zie­hun­gen mit Drit­ten wie z. B. Akten­zei­chen oder Dar­le­hens- oder Kon­to-Num­mern bei Kre­dit­in­sti­tu­ten.
Außer­dem ver­ar­bei­te ich Daten aus öffent­li­chen Regis­tern, z. B. Grund­buch, Han­dels- und Ver­eins­re­gis­tern.

3. Für wel­che Zwe­cke und auf wel­cher Rechts­grund­la­ge wer­den die Daten ver­ar­bei­tet?

Als Notar bin ich Trä­ger eines öffent­li­chen Amtes. Mei­ne Amts­tä­tig­keit erfolgt in Wahr­neh­mung einer Auf­ga­be, die im Inter­es­se der All­ge­mein­heit an einer geord­ne­ten vor­sor­gen­den Rechts­pfle­ge und damit im öffent­li­chen Inter­es­se liegt, und in Aus­übung öffent­li­cher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e der Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DSGVO)).

Ihre Daten wer­den aus­schließ­lich ver­ar­bei­tet, um die von Ihnen und ggf. wei­te­ren an einem Geschäft betei­lig­ten Per­so­nen begehr­te nota­ri­el­le Tätig­keit ent­spre­chend mei­nen Amts­pflich­ten durch­zu­füh­ren, also etwa zur Erstel­lung von Urkunds­ent­wür­fen, zur Beur­kun­dung und dem Voll­zug von Urkunds­ge­schäf­ten oder zur Durch­füh­rung von Bera­tun­gen. Die Ver­ar­bei­tung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten erfolgt daher immer nur auf­grund der für mich gel­ten­den berufs- und ver­fah­rens­recht­li­chen Bestim­mun­gen, die sich im Wesent­li­chen aus der Bun­des­no­tar­ord­nung und dem Beur­kun­dungs­ge­setz erge­ben. Aus die­sen Bestim­mun­gen ergibt sich für mich zugleich auch die recht­li­che Ver­pflich­tung zur Ver­ar­bei­tung der erfor­der­li­chen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO). Eine Nicht­be­reit­stel­lung der von mir bei Ihnen ange­for­der­ten Daten wür­de daher dazu füh­ren, dass ich die (wei­te­re) Durch­füh­rung des Amts­ge­schäfts ableh­nen müss­te.

4. An wen gebe ich Daten wei­ter?

Als Notar unter­lie­ge ich einer gesetz­li­chen Ver­schwie­gen­heits­pflicht. Die­se Ver­schwie­gen­heits­pflicht gilt auch für alle mei­ne Mit­ar­bei­ter und sonst von mir Beauf­trag­ten.

Ich darf Ihre Daten daher nur wei­ter­ge­ben, wenn und soweit ich dazu im Ein­zel­fall ver­pflich­tet bin, z. B. auf­grund von Mit­tei­lungs­pflich­ten gegen­über der Finanz­ver­wal­tung, oder an öffent­li­che Regis­ter wie Grund­buch­amt, Han­dels- oder Ver­eins­re­gis­ter, Zen­tra­les Tes­ta­ments­re­gis­ter, Vor­sor­ge­re­gis­ter, Gerich­te wie Nachlass‑, Betreu­ungs- oder Fami­li­en­ge­richt oder Behör­den. Im Rah­men der Stan­des- und Dienst­auf­sicht bin ich unter Umstän­den auch zur Ertei­lung von Aus­künf­ten an die Notar­kam­mer oder mei­ne Dienst­auf­sichts­be­hör­de ver­pflich­tet, die wie­der­um einer amt­li­chen Ver­schwie­gen­heits­pflicht unter­lie­gen.

Wei­ter ist es mög­lich, dass die von mir beauf­trag­ten Auf­trags­ver­ar­bei­ter im Rah­men ihrer Arbeit Zugriff auf Ihre Daten erlan­gen kön­nen. Auf­trags­ver­ar­bei­ter sind bei­spiels­wei­se unse­re IT-Sys­tem­be­treu­er, der Hersteller/Betreiber der Notar­soft­ware, das von mir beauf­trag­te Unter­neh­men für die Akten­ver­nich­tung und die Notar­Net GmbH. Mit sämt­li­chen Auf­trags­ver­ar­bei­tern habe ich einen ent­spre­chen­den Auf­trags­ver­ar­bei­tungs­ver­trag geschlos­sen.

Ansons­ten wer­den Ihre Daten nur wei­ter­ge­ge­ben, wenn ich hier­zu auf­grund von Ihnen abge­ge­be­ner Erklä­run­gen ver­pflich­tet bin oder Sie die Wei­ter­ga­be bean­tragt haben. Ich ver­wen­de kei­ne auto­ma­ti­sier­te Ent­schei­dungs­fin­dung.

5. Wer­den Daten an Dritt­län­der über­mit­telt?

Eine Über­mitt­lung Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten in Dritt­län­der erfolgt nur auf beson­de­ren Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkunds­be­tei­lig­ter in einem Dritt­land ansäs­sig ist.

6. Wie lan­ge wer­den Ihre Daten gespei­chert?

Ich ver­ar­bei­te und spei­che­re Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten im Rah­men mei­ner gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungs­pflich­ten.

Nach § 5 Abs. 4 Dienst­ord­nung für Nota­rin­nen und Nota­re (DONot) gel­ten für die Auf­be­wah-rung von nota­ri­el­len Unter­la­gen fol­gen­de Auf­be­wah­rungs­fris­ten:

  • Urkun­den­rol­le, Erb­ver­trags­ver­zeich­nis, Namens­ver­zeich­nis zur Urkun­den­rol­le und Urkun­den-samm­lung ein­schließ­lich der geson­dert auf­be­wahr­ten Erb­ver­trä­ge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jah­re,
  • Ver­wah­rungs­buch, Mas­sen­buch, Namen­ver­zeich­nis zum Mas­sen­buch, Ander­kon­ten­lis­te, Ge-neral­ak­ten: 30 Jah­re,
  • Neben­ak­ten: 7 Jah­re; der Notar kann spä­tes­tens bei der letz­ten inhalt­li­chen Bear­bei­tung schrift­lich eine län­ge­re Auf­be­wah­rungs­frist bestim­men, z. B. bei Ver­fü­gun­gen von Todes we-gen oder im Fal­le der Regress­ge­fahr; die Bestim­mung kann auch gene­rell für ein­zel­ne Arten von Rechts­ge­schäf­ten wie z. B. für Ver­fü­gun­gen von Todes wegen, getrof­fen wer­den,

Nach Ablauf der Spei­cher­fris­ten wer­den Ihre Daten gelöscht bzw. die Papier­un­ter­la­gen ver-nich­t­et, sofern ich nicht nach Arti­kel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO auf­grund von steu­er- und han-dels­recht­li­chen Auf­be­wah­rungs- und Doku­men­ta­ti­ons­pflich­ten (aus Han­dels­ge­setz­buch, Straf-gesetz­buch, Geld­wä­sche­ge­setz oder der Abga­ben­ord­nung) sowie berufs­recht­li­cher Vor­schrif-ten zum Zweck der Kol­li­si­ons­prü­fung zu einer län­ge­ren Spei­che­rung ver­pflich­tet bin.

7. Wel­che Rech­te haben Sie?

Sie haben das Recht:

  • Gemäß Art. 15 DSGVO Aus­kunft dar­über zu ver­lan­gen, ob ich per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten über Sie ver­ar­bei­te, wenn ja, zu wel­chen Zwe­cken ich die Daten und wel­che Kate­go­ri­en von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten ich ver­ar­bei­te, an wen die Daten ggf. wei­ter­ge­lei­tet wur­den, wie lan­ge die Daten ggf. gespei­chert wer­den sol­len und wel­che Rech­te Ihnen zuste­hen.
  • Gemäß Art. 16 DSGVO unzu­tref­fen­de, Sie betref­fen­de per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten, die bei mir gespei­chert wer­den, berich­ti­gen zu las­sen. Eben­so haben Sie das Recht, einen bei mir gespei­cher­ten unvoll­stän­di­gen Daten­satz von mir ergän­zen zu las­sen.
  • Die Löschung der Sie betref­fen­den per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten zu ver­lan­gen, sofern ein gesetz­lich vor­ge­se­he­ner Grund zur Löschung vor­liegt (vgl. Art. 17 DSGVO) und die Ver­ar­bei­tung Ihrer Daten nicht zur Erfül­lung einer recht­li­chen Ver­pflich­tung oder aus ande­ren vor­ran­gi­gen Grün-den im Sin­ne der DSGVO gebo­ten ist.
  • Von mir zu ver­lan­gen, dass ich Ihre Daten nur noch ein­ge­schränkt, z. B. zur Gel­tend­ma­chung von Rechts­an­sprü­chen oder aus Grün­den eines wich­ti­gen öffent­li­chen Inter­es­ses, ver­ar­bei­te, wäh­rend ich bei­spiels­wei­se Ihren Anspruch auf Berich­ti­gung oder Wider­spruch prü­fe, oder ggf. wenn ich Ihren Löschungs­an­spruch ableh­ne (vgl. Art. 18 DSGVO).
  • Gemäß Art. 21 DSGVO der Ver­ar­bei­tung zu wider­spre­chen, sofern die­se erfor­der­lich ist, damit ich mei­ne im öffent­li­chen Inter­es­se lie­gen­den Auf­ga­ben wahr­neh­men oder mein öffent­li­ches Amt aus­üben kann, wenn Grün­de für den Wider­spruch vor­lie­gen, die sich aus Ihrer beson­de­ren Situa­ti­on erge­ben. Möch­ten Sie von Ihrem Wider­spruchs­recht Gebrauch machen, genügt eine E‑Mail an datenschutzbeauftragter@wagner-rae.de.
  • Sich mit einer daten­schutz­recht­li­chen Beschwer­de gemäß Art. 77 DSGVO an die Auf­sichts­be­hör­den zu wen­den. Die für mich zustän­di­ge Auf­sichts­be­hör­de ist:

    Lan­des­be­auf­trag­ter für Daten­schutz und Infor­ma­ti­ons­frei­heit Baden-Würt­tem­berg
    Haus­an­schrift: König­stra­ße 10a 70173 Stutt­gart
    Post­an­schrift: Post­fach 10 29 32 70025 Stutt­gart

    Tele­fon: 0711/615541–0
    Tele­fax: 0711/615541–15
    E‑Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

    Die Beschwer­de kann unab­hän­gig von der Zustän­dig­keit bei jeder Auf­sichts­be­hör­de erho­ben wer­den.